Best practice Ketenbusinessanalyse bij voorwaardelijke invrijheidstelling

Waar is Ketenbusinessanalyse voor bedoeld?[bewerken | brontekst bewerken]

Zodra wet of beleid wijzigt moet bekeken worden wat daarvan de consequenties zijn. Zijn bij de toekomstige uitvoering meerdere ketenpartners betrokken, dan loont het om daarvan de consequenties met die partners en multidisciplinair in beeld te brengen. Als eerste om duidelijk te maken wie waarvoor straks verantwoordelijk zal zijn, hoe er daarbij zal worden samengewerkt en hoe de informatievoorziening daarvoor dient te worden aangepast. Daarnaast ook om te kijken of op deze wijze de beoogde verandering wordt bereikt.

Samenvatting[bewerken | brontekst bewerken]

De Handreiking KetenBusinessAnalyse (HKBA), ontwikkeld met de SRKetenpartners, geeft richting aan de analyse van veranderopgaven. Daarbij wordt wet- en regelgeving en beleid geanalyseerd, gekeken welke kaders van toepassing zijn en wordt rekening gehouden met haal- en maakbaarheid. Om zicht te krijgen op de nieuwe samenwerking die nodig is rond voorwaardelijke invrijheidsstelling werd daartoe de HKBA toegepast.

Wat was de concrete vraag voor het project en wat is gerealiseerd?[bewerken | brontekst bewerken]

De wetten Straffen & Beschermen (S&B) en Herziening ten Uitvoerlegging Strafrechtelijke Beslissingen (USB) raken twee ketenwerkprocessen inzake voorwaardelijke invrijheidsstelling, namelijk die voor het raadplegen van slachtoffers (inzake informatie- en beschermingsbehoefte) en die voor detentiefasering. Vragen daarbij waren:

in welke mate voldoen deze 2 werkprocessen nu aan deze wetten?
hoe ziet de CJIB-regierol er concreet uit, in lijn met de bestuurlijke afspraken daarover?
hoe te zorgen voor een adequate informatiepositie van de betrokken professionals van de ketenpartners (van OM, CJIB, DJI en Reclassering)?

De Strafrechtketen zocht een pilotproject om het gebruik van de HKBA (v0.9) te toetsen; gelijktijdig zocht het project Voorwaardelijke invrijheidsstelling (v.i.) een bruikbare aanpak. Het Coördinerend Beraad Executie (CBE) gaf als opdracht het opstellen van een KetenSolutionArchitectuur voor voorwaardelijke invrijheidstelling (KSA-vi), die:

duidelijkheid geeft over de verantwoordelijkheden in de streefsituatie, de informatiepositie van de medewerkers, en de concrete rollen van het CJIB en de samenwerking met KPs;
aangeeft wat de eerste stap naar die streefsituatie is;
daarmee een handvat biedt voor het onderkennen van projecten op het ketenportfolio.

Welke aanpak heeft het KSA-vi team gebruikt?[bewerken | brontekst bewerken]

Voor de uitvoering van de opdracht is een multidisciplinair team samengesteld uit professionals uit het primaire proces, juristen, business analisten en architecten van de betrokken ketenpartners. Het team heeft ervoor gekozen een agile werkwijze toe te passen met tweewekelijkse sprints, waarbij het team iedere sprint twee bijeenkomsten had, één dag fysiek en een halve dag virtueel. Indien nodig werden specialisten van de ketenpartners uitgenodigd tijdens de bijeenkomsten om toelichting te geven op onderwerpen.

Er is een selectie gemaakt van HKBA-elementen om in de KSA-vi opdracht toe te passen. Het team is gestart met uitwerking van de Top-Down-elementen uit de HKBA. Daarmee zijn de verantwoordelijkheden en afhankelijkheden van ketenpartners rondom voorwaardelijke invrijheidstelling aangescherpt, inclusief de consequenties voor de informatievoorziening. Daarnaast is aandacht geschonken aan uitwerking en toepassing van elementen als Maakbaarheid en Simulatie.

Resultaat[bewerken | brontekst bewerken]

Door gebruikmaking van de HKBA zijn een aantal specifieke inzichten gecreëerd, zoals:

verduidelijking welke taken formeel bij het OM resp. de Minister voor Rechtsbescherming liggen versus de waar taken in de praktijk zijn belegd. Hierover waren vooraf verschillende beelden;
verduidelijking van het onderscheid tussen twee adviezen die het OM uitbrengt: 1. OM-advies gegeven door de OvJ direct na vonnis. 2. OM-advies zodra er de mogelijkheid tot voorwaardelijke invrijheidsstelling van de veroordeelde is;
hoe de keten moet omgaan met samenloop van oude en nieuwe v.i. zaken – dit is uitgewerkt in het narratief;
het gevolg van een bestuurlijk convenant waarbij er sprake is van verantwoordelijkheidsoverdracht, bijv. voor het berekenen van de v.i.-datum.

Het bleek dat met de HKBA de verdeling van verantwoordelijkheden sterk werd verhelderd en ook de daarbij benodigde informatiepositie van de professionals. Denk aan persoonsgerichte tenuitvoerlegging, slachtoffer-raadpleging, einddatumberekening, adviesinwinning en OM-dossier-opbouw. Dit bleek behulpzaam in het vervolgtraject over DJI-CJIB-verantwoordelijkheidsoverdracht. En ook om de vraag zichtbaar te maken wat eigenlijk de betrouwbare ketenbronnen voor strafrechtelijke beslissingen zijn.

Welke aspecten van de HKBA willen we als best practice benadrukken?[bewerken | brontekst bewerken]

Kernbevindingen uit het KSA v.i. traject zijn:

de HKBA biedt een degelijke structuur om veranderopgaven, bezien vanuit meerdere perspectieven, goed in kaart te brengen en om verantwoordelijkheden van en afhankelijkheden tussen ketenpartners te expliciteren.
- De adviezen resulteren in een gedeelde taal voor het projectenportfolio
- dit resulteert in een gedeelde impactanalyse van de veranderopgave
het gebruik van de HKBA en dienstoriëntatie geeft een neutraal perspectief, los van gevestigde organisatiebelangen;
met behulp van het HKBA-element Simulatie kunnen veronderstellingen en aannames in de uitwerking van de opdracht worden getoetst.

Vanuit de KSA v.i. ervaring is het advies:

Start voor realisatie van een veranderopgave als gevolg van verandering in wet of beleid met een HKBA analyse traject, en waarbord zo dat iedereen het ketenresultaat scherp krijgt.
Start met een scopingsdag, waarbij bepaald wordt wat de beoogde resultaten van de veranderopgave zijn en welke HKBA-elementen daarbij kunnen helpen
Doe dit met een multidisciplinair en multi-ketenpartij-team. Dit draagt bij aan een breed gedragen beeld, en begrip voor elkaars belangen en uitdagingen;