E-Archief
Ordening
Beschrijving
E-Archief gaat over het mogelijk maken van duurzaam bewaren en correcte archivering.
Toelichting
Het OGB heeft de visie en scenario’s voor archiveren in de strafrechtketen vastgesteld.
Zowel de visie als de scenario’s benadrukken dat iedere organisatie zelf verantwoordelijk is voor de compleetheid van haar “dossiers” en archiveringsverplichtingen[1]. Er is dan ook geen sprake van ketenarchivering.
De visie maakt de kanteling van het klassieke beeld van archiveren naar Duurzame Toegankelijkheid (DUTO).
Duurzame Toegankelijkheid begint bij het ontvangen, creëren of delen van een informatieobject. En niet pas als “de zaak gesloten is”. Duurzame toegankelijkheid omvat o.a. vindbaarheid en toegankelijkheid alsook het tijdig vernietigen van informatieobjecten op basis van een vastgestelde selectielijst.
DUTO-eisen zijn de algemeen geldende eisen voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Zij worden toegepast volgens het ‘archive-by-design-principe’. Dat wil zeggen dat het toepassen van de DUTO-eisen samenhangt met inrichtingskeuzes van een organisatie voor nieuwe informatiesystemen.
 |
Omdat de bewaartermijn mede wordt bepaald door bijvoorbeeld de wijze van afdoening of de uitspraak zijn afspraken nodig over het infomeren van andere ketenpartners over gebeurtenissen die de bewaartermijn beïnvloeden. Hiervoor kan het interactiepatroon attendering worden gebruikt. |
|
In de keten worden afspraken gemaakt over de metadata t.b.v. archiveren. De nieuwe Rijksrichtlijn Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie (MDTO) dient geconcretiseerd te worden voor de strafrechtketen. |
 |
Metadata t.b.v. archiveren is deels anders en overlapt deels met informatieobject-inhoudelijke (meta)data. Omdat veel organisaties in meerdere justitieketens werkzaam zijn dienen de afspraken zoveel mogelijk JenV-breed bruikbaar te zijn. |
|
T.b.v. o.a. preserveren, tekenen en waarmerken dienen JenV-brede afspraken over ondersteunde bestandsformaten te worden gemaakt. Sluit hierbij waar mogelijk aan op Rijksrichtlijnen en de standaarden van het Forum Standaardisatie. |
Er zijn meerdere strategieën om invulling te geven aan archivering:
- aan het eind van de “zaak” de “stukken” overbrengen naar een digitale archiefruimte / e-depot;
- als een document is ontvangen of geproduceerd deze toevoegen in het e-depot (een lopend archief).
Het is aan de ketenpartner hierin te kiezen. Omdat de archieffunctie in het fundament van de brug is geplaatst, doet de KDA hierover geen uitspraken.
Op de technische laag is de archiveringsfunctionaliteit zeer beperkt strafrechtketenspecifiek.
|
In de scenario’s wordt een gezamenlijk ketenarchief, dat wil zeggen een gezamenlijke gegevensverzameling van gearchiveerde informatieobjecten, uitgesloten. |
Het is aan de ketenpartner om zijn technische archieffunctie in te richten. Een JenV-ketenpartner kan kiezen zelf een applicatie aan te schaffen en in te richten of gebruik te maken van de gemeenschappelijke voorziening van JenV, het CDD. Deze gemeenschappelijke voorziening deelt dezelfde softwarebasis. De opslag, het beheer en de toegang tot de gegevens is per organisatie(onderdeel). Er is geen gemeenschappelijke gegevensverzameling.
JenV adviseert het gebruik van CDD uit oogpunt van kosten en kwaliteit. JenV-Ketenpartners hebben zich voor CDD uitgesproken met uitzondering van de Nationale Politie. Besluit OGB maart 2021.
De dienst CDD+ stelt kennis en ervaring beschikbaar m.b.t. de complexe vraagstukken als opstellen selectielijsten, preserveren en het overbrengen naar het Nationaal Archief. [besluit CDD, CIO Raad].
|
De archieffunctie bevindt zich, logisch gezien, achter de voordeur van een ketenpartner (in het fundament), ontsloten via E-Koppeling. Dit betekent dat een archieffunctie, zoals CDD, geen distributiefunctionaliteit mag bevatten. |
De Migratieketen heeft het bewaren van documenten en de administratie hiervoor bij een derde partij belegd. Dit model, ondersteund door CDD+, gaat uit van een eenmalige opslag van het informatieobject met verwijzingen per ketenpartner, (het “vlindermodel”).
|
Gezien de discussies over rechtsstatelijkheid, volledige zeggenschap, controle over toegang tot data en dat een deel van de ketenpartners geen deel uit maakt van JenV, is dit voor de gehele strafrechtketen geen optie. |
n.b. De archiefwet is van toepassing op overheidsorganisaties. Ketenpartijen die geen overheidsorganisaties zijn vallen hier niet onder. Veelal is er vanuit specifieke wetgeving (vb. Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst, WGBO) de noodzaak tot archiveren en verantwoorden. Wetgeving die vaak ook voor overheidsorganisaties van toepassing is.
Architectuur
Toetsingskader items[brontekst bewerken]
| ID | Statement | Type | |
|---|---|---|---|
| Basisselectiedocument afzonderlijke ketenpartijen publiceren | WAK02 | Basisselectiedocument (BSD) afzonderlijke ketenpartijen publiceren. | Richtlijn/standaard |
| Communiceren van beslissingen met invloed op bewaartermijn | WAA03 | Beslissingen van een ketenpartner die van invloed zijn op de bewaartermijn of de plicht tot vernietigen bij andere ketenpartijen worden gecommuniceerd | Aanwijzing |
| Duurzame toegankelijkheid | WAK03 | Duurzame toegankelijkheid (DUTO) | Richtlijn/standaard |
| Expertise duurzame toegankelijkheid en archiveren | WAG02 | Bij Justid is veel expertise over duurzame toegankelijkheid en archiveren (Team CDD) | Practice |
| Geen gemeenschappelijk ketenarchief | WAA01 | De StrafRechtKeten voorziet niet in een gemeenschappelijk ketenarchief. | Aanwijzing |
| Geen rechtstreekse toegang tot archief van ketenpartner | WAA04 | Er is geen rechtstreekse toegang tot een archief van een ketenpartner. Informatie uit het archief (e-depot) wordt ontsloten via een informatiedienst, te leveren via E-Koppeling van de verantwoordelijke ketenpartner. | Aanwijzing |
| Keteninformatieobjecten voorzien van archiveringsdata | WAA02 | Keteninformatieobjecten zijn voorzien van archiveringsdata conform de afgesproken standaard minimale set archiveringsdata strafrechtrecht. | Aanwijzing |
| Metadatastandaard en metadatawaarden voor archiveren | WAK01 | Metadatastandaard en metadatawaarden voor archiveren. | Richtlijn/standaard |
| Visie Archivering Strafrechtketen | WAG01 | Visie Archivering Strafrechtketen | Practice |
- ↑ De archiefwet wijst de zorgdrager aan als verantwoordelijke. In de KDA gaan we hier gemakshalve even aan voorbij.