Proces toepassen HKBA
Je kunt de HKBA omschrijven als een multidisciplinaire en multi-partij aanpak. Je vertrekt vanuit de wet en bepaalt systematisch wat de ontwerpruimte is. De uitkomst van de HKBA is een analyse van de veranderopgave. Die analyse levert een maakbaar ketenontwerp op binnen de te hanteren ontwerpruimte, per ketenpartner en voor de keten als geheel. Dat proces staat aan de rechterkant schematisch weergegeven.
De ontwerpruimte wil zeggen: het gebied waarbinnen ketenpartner(s) de vrijheid hebben om zelf ontwerp- en inrichtingskeuzes te maken. Een afweging tussen: wat moet en mag (wet en regelgeving, specifiek beleid), algemene kaders (compliance, justitiebeleid, architectuur), behoefte (wat is nodig voor het uitvoeren van de taak) en maakbaarheid (mogelijkheden en beperkingen bijv. qua tijd, mensen en techniek). Hiermee ontstaan de kaders die gesteld worden aan de uitvoering en aan de digitalisering.
De HKBA hanteert daarbij de filosofie: Getting the Right Design before Getting the Design Right. De beste uitkomsten ontstaan niet door vooraf alle keuzes vast te leggen en deze steeds verfijnder uit te werken, maar door naast elkaar verschillende opties uit te werken die binnen de ontwerpruimte passen. Dit betekent itereren van een steeds bredere naar een steeds kleinere ontwerpruimte (trechteren), in plaats van één ontwerp kiezen en dat verder verfijnen zonder dat fundamentele wijzigingen nog mogelijk zijn.
Elementen HKBA[bewerken | brontekst bewerken]
De HKBA kun je zien als een toolbox. In de toolbox zitten een aantal vooraf gedefinieerde elementen of stappen. Bij elke element doorloop je een aantal stappen. Hierbij beantwoord je vragen, verzamel je informatie, analyseer je deze en maak je keuzes.
Welke elementen je uiteindelijk gebruikt en in welke volgorde ligt niet vooraf vast. Je moet hierin zelf kiezen, afhankelijk van de soort veranderopgave, de fase waarin je zit en de context. Het toepassen van de HKBA begint dus met bepalen hoe je de HKBA toepast. De HKBA heeft vier invalshoeken die hiervoor een houvast geven.
De volgorde/iteratie en wijze/diepgang van benutting van de elementen van HKBA wordt bepaald door de aanleiding – de veranderopgave en de fase daarvan, zoals
- bij aanleiding wetsvoorstel of uitvoeringstoets: eerst de wet, dan beleid; eerst quick scan, dan detail
- bij aanleiding concreet probleem: eerst probleemanalyse (inzoomend op knelpunten in huidige implementatie), later mogelijk aanpassing beleid of wet
- advies op concept-wetgeving, amendement, kamertoezegging, claimen benodigd budget (structurele gelden), projectplan maken, nieuwe jurisprudentie, wetsevaluatie
Meestal is het verstandig om te beginnen met een quickscan-dag door het multidisciplinaire team van de ketenpartners. Bij de multidisciplinaire aanpak zitten vertegenwoordigers van de vier invalshoeken allen aan tafel: juristen, beleidsmedewerkers, , operationele staf, specialisten en generalisten, werkvloer en management.
Samen stellen zij vast welke elementen van de HKBA in dit geval met welke diepgang nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan de (nader uit te werken) belegging van verantwoordelijkheden en de onderlinge afhankelijkheden in de keten. Bij het uitwerken van de elementen zijn vaak meerdere iteraties nodig: zo zullen bij het identificeren van afhankelijkheden vaak nieuwe diensten in beeld komen. Specifiek voor die diensten worden dan de eerdere elementen opnieuw doorlopen.
Invalshoeken[bewerken | brontekst bewerken]
Als houvast kent de HKBA vier Invalshoeken.
- Top-down
- Bottom-up
- Maakbaarheid
- Kadertoespitsing
Door te kiezen voor een invalshoek bepaal je welke elementen van de HKBA passen bij jouw situatie. Op de afbeelding aan de rechterkant zie je hoe dat werkt. Bij een top-down invalshoek werk je bijvoorbeeld de elementen T0 t/m T7 uit en daarna de elementen die bij het vaststellen van de ontwerpruimte horen. Welke informatie voor ieder element moet worden opgehaald en welke vragen moeten worden beantwoord wordt per element beschreven en uitgelegd.
De HKBA schrijft niet voor welke werkvorm of proces per element moet worden toegepast om dit te bereiken; dit hangt af van de veranderopgave en de context en kan door toepassers naar keuze worden ingevuld. In de uitleg per element geven we hier wel tips en adviezen voor.
Voorbeeld top-down toepassing[bewerken | brontekst bewerken]
Als bijvoorbeeld wordt gekozen voor een top-down invalshoek kan de HKBA met de volgende elementen worden ingevuld:
| Top-down onderwerp | Top-down element |
| schrijf een narratief |
|
| (a) inrichtingsonafhankelijk ketenontwerp |
|
| (b) bevoegdheden toewijzen |
|
| (c) eisen aan diensten ophalen |
Eerder gemaakte keuzes[bewerken | brontekst bewerken]
Keuzes met betrekking tot veel elementen (in ieder geval T.1-T.7 en I) kunnen op verschillende niveaus gemaakt worden
- in de wet
- in beleid
- binnen de ontwerpvrijheid van de ontwerpruimte
Daarom is het belangrijk om te kijken waar voor ieder van deze HKBA-elementen al keuzes gemaakt zijn
- detecteer eventuele verschillen / tegenstrijdigheden, bijvoorbeeld tussen wet en beleid
- bouw vervolgens door op deze keuzes
De HKBA als project[bewerken | brontekst bewerken]
Het is logisch om de HKBA toe te passen als een kort (deel)project. Daarbij kunnen bijvoorbeeld de volgende stappen worden gevolgd, verdeeld over vier fasen.
Het toepassen van de HKBA past binnen gebruikelijke programma- en projectmethoden (Prince2, MSP, …) en kan dan een nuttige aanvulling zijn. Zo kunnen HKBA-elementen gebruikt worden om voor allerlei projectdeliverables (b.v. PID) de juiste informatie op te halen.
HKBA in één dag/HKBA-light[bewerken | brontekst bewerken]
De HKBA kan ook worden 'ingedikt' tot een proces dat in één dag kan worden uitgevoerd. Hierbij worden niet alle HKBA elementen volledig uitgewerjt. Dat heeft als voordeel dat er minder tijd en menskracht nodig is. Voor een beperkte verandering/aanpassing is dit mogelijk voldoende. Een HKBA-light levert in elk geval een gedeeld begrippenkader en een compleetheidstoets op (zijn alle afhankelijkheden in beeld?). Als de verandering groter is kan het zinnig zijn om daarna nog een 'volledig' HKBA-traject te doen.
Voorwaarden[bewerken | brontekst bewerken]
- HKBA is eerst bestuurlijk ingeleid (half uurtje)
- getoetst of de hieronder aangegeven HKBA-elementen op dit moment het beste passen
Doel: focus = driekwart van de antwoorden leveren die uit een volledig HKBA-traject zouden komen.
Het gaat om de vraagstelling: target-situatie(s), producten / diensten: welke zijn nieuw / anders (of verdwijnen) en afhankelijkheden & partijen
Onderdelen[bewerken | brontekst bewerken]
- Narratief
- Onderwerp A: Inrichtingsonafhankelijk ketenontwerp
- Onderwerp B: Bevoegdheden toewijzen
- Vervolgstap: een HKBA-geïnformeerd traject? zo ja:
- Disclaimer: opnieuw te doen voor het met een multidisciplinair / meerpartijen-team
- Inclusief definitie voorwerk (juridisch en beleidsmedewerkers)