Handreiking Ketenbusinessanalyse
Aanleiding Handreiking Ketenbusinessanalyse (HKBA)[bewerken | brontekst bewerken]
In 2022 en 2023 is in opdracht van het Informatieberaad door de Architectuurraad, in samenwerking met de Expertgroep Ketenwerkprocessen, gewerkt aan de ontwikkeling van de Handreiking Ketenbusinessanalyse (HKBA). Met de HKBA kan een zorgvuldige analyse van verantwoordelijkheden tussen ketenpartners worden uitgevoerd, zodat hun onderlinge samenwerking leidt tot betere en beter samenhangende dienstverlening.
Die zorgvuldige analyse van verantwoordelijkheden is van fundamenteel belang bij het doorvoeren van vernieuwingen in de keten. Regelmatig zien we dat projecten vertragen door discussie over het ketenproces. De verdeling van verantwoordelijkheden kan op hoofdlijnen wel duidelijk zijn maar voor de uitvoering van een project blijkt dat veelal onvoldoende concreet. Ook kan het zijn dat men uitgaat van een gedateerd beeld. Daarnaast blijkt regelmatig dat uitvoeringstoetsen onvolledig of ontoereikend zijn en is een nadere analyse nodig om de inrichting vorm te kunnen geven.
In de praktijk blijkt het uitvoeren van een ketenprocesanalyse geen eenvoudige zaak te zijn voor de ketenpartners. Hoe pak je dat aan en hoe zorg je ervoor dat de analyse juist wordt uitgevoerd? Een goede ketenprocesanalyse vertaalt (nieuwe) wetgeving of beleid en maakt duidelijk:
- Wie doet wat wanneer en waarom?
- Welke ketenpartij heeft welke verantwoordelijkheid en van wie is de ketenpartij afhankelijk?
Het grondig en systematisch analyseren van wet en regelgeving, beleid, en uitvoeringsafspraken leidt tot de passende en juiste kaders voor:
- de te ontwikkelen oplossingen en
- de verdere uitwerking tussen én
- de verdere uitwerking binnen de ketenpartners.
Om dit te verbeteren ontwikkelen we de HKBA.
Wat is de HKBA?[bewerken | brontekst bewerken]
De HKBA is een aanpak waarbij ketenpartners gezamenlijk stapsgewijs wetgeving en beleid ontleden. Waar uit de analyse blijkt dat het nodig is maken de ketenpartners aanvullende uitvoeringsafspraken. Er worden afspraken gemaakt over de nader uitgewerkte belegging van verantwoordelijkheden, de onderlinge diensten, de bijbehorende kwaliteitscriteria (zoals tijdigheid) en de digitalisering. Dit resulteert in een gezamenlijk vast te stellen kader voor de uitvoering en de digitalisering.
Met behulp van de HKBA wordt voor een veranderopgave door een multidisciplinair team de analyse uitgevoerd aan de hand van een aantal elementen. Zie voor een overzicht de afbeelding hieronder. Er kan gewerkt worden met een subset van de elementen en in een zelf te kiezen volgorde, afhankelijk wat nodig is voor het betreffende onderwerp. De stappen kunnen in meerdere iteraties worden doorlopen om tot het gewenste resultaat te komen. Met de analyse wordt duidelijk wat de 'ontwerpruimte' is waarbinnen veranderopgave op een gegeven moment in de tijd gerealiseerd kan worden. Een afweging tussen: wat moet en mag (wet en regelgeving, specifiek beleid), algemene kaders (compliance, justitiebeleid, architectuur), behoefte (wat is nodig voor het uitvoeren van de taak) en maakbaarheid (mogelijkheden en beperkingen bijv. qua tijd, mensen en techniek). Hiermee ontstaan de kaders die gesteld worden aan de uitvoering en aan de digitalisering. Dit vormt de basis voor het procesontwerp en voor de IV inrichting.
De HKBA is bijvoorbeeld toepasbaar bij:
- Implementatie van nieuwe wetgeving en beleid
- Aanpassing of herzieningen bij bijvoorbeeld Kamer-moties of jurisprudentie
- Een ‘keten’ uitvoeringstoets
- Start van een programma of project
Het doel van de toepassing van de HKBA is de kwaliteit te verhogen van de vertaling van beleid naar uitvoering.
Waar staan we nu?[bewerken | brontekst bewerken]
Er ligt een eerste versie van de HKBA, gevalideerd als Minimum Viable Product door de ketenpartijen Politie, OM, CJIB, DJI, RvdK, Justid. Inmiddels is de HKBA toegepast bij o.m. het opstellen van de Keten Solutionarchitectuur Voorwaardelijke Invrijheidsstelling (KSA-vi). Het Forum Standaardisatie keek hierbij geïnteresseerd mee, en gaf leiding aan de evaluatie van deze HKBA-toepassing.
De eerste reacties zijn positief. Bij het toepassen is al gebleken dat inconsistenties en witte vlekken in wet- en regelgeving en beleid op tafel komen.
Met de toepassing van de HKBA... (quotes van betrokkenen):
- “...creëren we een scherpte in verantwoordelijkheden, actoren en begunstigden en interacties die in eerdere beschrijvingen niet, of onvoldoende in samenhang, naar voren zijn gekomen”
- “...streven we naar een doordacht geheel, redenerend vanuit wet-/regelgeving via processen naar informatievoorziening. Dus niet startend met de werkinstructies of de technische oplossing (of afzonderlijk de techniek behandelend).”
In gesprek met het programma “Inzicht in kwaliteit”, dat het Integraal Afwegingskader (IAK) heeft doorontwikkeld tot het Beleidskompas (Zie Kenniscentrum voor beleid en regelgeving (kcbr.nl), is verkend op welke wijze de HKBA aansluit op dat Beleidskompas. In 2024 willen we de HKBA beproeven in een van de pilots die in het kader van de implementatie van het Beleidskompas binnen JenV worden uitgevoerd. Ook voorzien we dat de HKBA bij meer trajecten in de strafrechtketen zal worden ingezet. Voorts werken we aan het beschikbaar maken van materialen, zoals een handout, ter ondersteuning van de toepassing HKBA.
Eind 2022 is in het Informatieberaad een update gegeven over de HKBA , alwaar het positief is ontvangen: "het IB ondersteunt de ontwikkeling HKBA". Inmiddels is ook een HKBA-infographic gemaakt om nut en noodzaak van de HKBA bij een bredere groep bestuurders onder de aandacht te brengen.