Informatiedomeinen
Vijf informatiedomeinen[bewerken | brontekst bewerken]
De strafrechtketen is omvangrijk, daarom is de informatie geordend in vijf informatiedomeinen:
| Domein | Beschrijving | Toelichting | |
|---|---|---|---|
 |
Personen | Informatie over de direct betrokkenen in de strafrechtketen. | Binnen dit domein worden de afspraken gemaakt over: betrokkenen (verdachte, veroordeelde, etc.), slachtoffer (en nabestaande) en getuigen. |
 |
Strafrechttraject | Informatie over het juridisch traject dat binnen de keten wordt afgelegd. | Binnen dit domein worden de afspraken gemaakt over: de juridische begrippen van incident tot en met interventie. Het gaat hier om belangrijke informatieobjecten zoals incident, strafbaar feit, tenlastelegging en hun onderlinge afhankelijkheden.
Merk op dat het begrip zaak hier niet voor komt. Zaak is geen juridisch begrip, het is een logistiek begrip, het is een eenheid van werk of behandeling. |
 |
Bewijs en beslag | Informatie over (in beslag genomen) goederen of sporen die mogelijk als bewijs kunnen dienen in een strafrechttraject. | Binnen dit domein worden de afspraken gemaakt over: (potentiële) bewijsmiddelen / forensisch materiaal en in beslag genomen objecten. |
 |
Beslissingen | Informatie over de beslissingen die gedurende het strafrechttraject zijn genomen. | Binnen dit domein worden de afspraken gemaakt over: beslissingen die rond een persoon of zaak zijn genomen. Zoals rechterlijke uitspraken, de inzet van dwangmiddelen, plaatsingsbesluiten, afdoeningsbeslissingen.
N.B.: De inhoud van dit domein schuurt tegen het domein ‘Strafrechttraject’. Waar het bij het strafrechttraject gaat om de sequentie van de juridische stappen gaat het hier om de uitkomst van alle beslissingen die in dat traject genomen worden. Bij verdere uitwerking moet blijken of het zinvol is het onderscheid tussen de twee domeinen te handhaven. |
 |
Operatie | Informatie die nodig is om het strafproces op operationeel niveau uit te voeren en te volgen. | Binnen dit domein worden de afspraken gemaakt over de logistieke begrippen in de keten. Zoals zaaknummers, attentiesignalen, dossiers, opdrachten, verwijsindices.
Het gaat om die informatie die nodig is om het strafproces op operationeel niveau uit te voeren en te volgen. Het is geen in- houdelijk domein. |
De domeinen zijn gegroepeerd rond informatieobjecten uit het CDM. De basis voor de clustering is de materie- en informatiekundige samenhang van de gegevens binnen een domein.
Per informatiedomein worden semantische afspraken gemaakt over de aan dat domein toegewezen informatieobjecten en de samenhang daartussen, en die tussen de informatiedomeinen, als ook afspraken over de voor de keten aangewezen bron inclusief de verantwoordelijke voor dat gegeven. Voor verdere verdieping zie: Raamwerk gegevenskwaliteit strafrechtketen [RGK] en DAMA-Body of Knowledge kader van de informatiehuishouding.
In het denken, werken en het dagelijks taalgebruik in de strafrechtketen hebben de begrippen zaak, dossier, origineel en kopie een belangrijke plaats. Daarom gaan we daar hieronder dieper op in. We staan daarbij op de schouders van de inzichten die opgedaan zijn in het programma Digitaal Werken Strafrechtketen (DWS).
Het begrip zaak[bewerken | brontekst bewerken]
Het NORA katern Zaakgericht werken beschrijft een zaak als ‘een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden'. En wat die samenhangende hoeveelheid van werk is, wordt bepaald door de organisatie van de behandelaar. Dit maakt dat ‘de zaak’ in de Strafrechtketen eigenlijk niet bestaat. Elke ketenpartner die een taak, een samenhangende hoeveelheid werk, in de strafketen uitvoert, heeft daarmee ook zijn eigen zaak.
Het kernproces, de grondvorm, van de strafrechtketen wordt gedefinieerd als opsporing, vervolging, berechting en uitvoering van straffen. Verschillende ketenpartners zijn de dominante uitvoerder van een activiteit in dit proces. Elke ketenpartner heeft zijn eigen zaak, daarmee wordt de keten een aaneenschakeling van zaken. Voor eenvoudige politie-onderzoekszaken met een beperkt aantal feiten en één verdachte lijkt het alsof ‘de zaak’ door de keten stroomt.
Het onderzoekdossier wordt als Eind-PV aangeboden aan het OM en als één parketnummer ingeschreven, het wordt vervolgens als één zaak aangeboden voor vervolging bij de rechter, enz. Maar dat is een uitzondering. Verschillende verdachten bij een incident kunnen leiden tot meerdere zaken bij het OM, zaken kunnen om bepaalde redenen worden gesplitst of samengevoegd. Dat vergroot de complexiteit, waardoor het volgen van de zaak uiterst moeizaam wordt. Zie ook het rapport Prestaties in de Strafrechtketen van de Algemene Rekenkamer.
In lijn met ‘de verdachte in de ketens’ zetten we het juridisch strafrechttraject centraal: van incident tot en met interventie. Het zijn juist deze elementen die de aaneengeschakelde producten vormen in de strafrechtketen, ongeacht de activiteiten die in het werkproces worden uitgevoerd. Uiteraard moet de relatie tussen de onderlinge stappen in het werkproces van het juridisch strafrechttraject herkenbaar zijn, evenals in welke fase een zaak zich bevindt. Voor een slachtoffer is het dan mogelijk zijn incident te volgen zonder in zaken verdwaald te raken.
Hiermee nuanceren we vanuit informatiekundig perspectief het begrip zaak en zetten in op traceerbaarheid van zowel zaken als de elementen in een zaak. Er is geen streven naar een standaardisatie van ‘de zaak’.
Het begrip dossier[bewerken | brontekst bewerken]
Een dossier is een bundeling van stukken met een bepaald doel en/of voor een gegeven doelgroep. In de strafrechtketen wordt de term processtuk gebruikt voor alle stukken waarop een strafrechtelijke beslissing kan worden genomen. Stuk of document is de meer algemene term die voor alle ketenpartners bruikbaar is.
Dezelfde stukken kunnen deel uitmaken van meerdere dossiers. Een dossier kan zelf ook weer uit meerdere (sub)dossiers bestaan. Als voorbeeld: meerdere verdachtendossiers in een politieprocesdossier kunnen verwijzen naar dezelfde aangifte.
Een document is de vastlegging van een verzameling van gegevens met een vastgesteld doel op een bepaald moment in een bepaalde vorm (vergelijkbaar met een snapshot). In een digitaal dossier kunnen documenten bestaan in meerdere vormen, zoals tekst, beeld, video, XML.
In iedere fase in het strafrechttraject is een strafrechtketen-actor (wettelijk) verantwoordelijk voor een dossier. Voorbeelden van strafrechtketenactoren zijn opsporingsambtenaar, Officier van Justitie en Rechter. Andere actoren waarmee wordt samengewerkt kunnen bijdragen leveren aan het dossier. De verantwoordelijke bepaalt de regels die gelden voor het dossier, zoals welke stukken in het dossier worden geplaatst en wie ze mag inzien.
Daarnaast moet hij/zij zorgen voor ‘equality of arms’, waarmee bedoeld wordt dat de verantwoordelijke er voor moet zorgen dat het dossier zo wordt ingericht dat alle procesdeelnemers in een strafrechttraject gelijke proceskansen krijgen en een partij procesrechtelijk niet achtergesteld wordt ten opzichte van een andere partij.
Bij het overdragen van een dossier dienen zowel afzonderlijke stukken als de samenstelling van het dossier op hun integriteit/volledigheid te kunnen worden getoetst.
Originelen en kopieën[bewerken | brontekst bewerken]
In de papieren wereld is het origineel goed herkenbaar. Het is een papieren document met de natte handtekening en een paraaf van de auteur of aanbieder op alle pagina’s. In de digitale wereld is dat minder helder. In de Memorie van Toelichting op de Wet digitale Processtukken Strafvordering 2014 wordt hier uitgebreid bij stil gestaan:
“Voor elektronische documenten is het niet mogelijk onderscheid te maken tussen een origineel en een kopie. Hier komt bij dat de inhoud van een elektronisch document eenvoudig te wijzigen is. De integriteit van elektronische documenten is lastiger vast te stellen dan de integriteit van papieren documenten. Met het begrip integriteit wordt gedoeld op de zekerheid dat het document volledig is en niet onbevoegdelijk is gewijzigd. Daarom is het noodzakelijk informatie vast te leggen en te bewaren over de eigenschappen van elektronische documenten, de auteur(s) hiervan en de in de tijd daarin aangebrachte wijzigingen, zodat het altijd mogelijk is de integriteit ervan te verifiëren. Het vastleggen en bewaren van die informatie vereist een zogeheten «unbroken custody» ofwel ononderbroken beheer van elektronische documenten. Zo kan inzicht worden verkregen in de levenscyclus van elk elektronisch document dat onderdeel uitmaakt van het strafdossier: van het moment van creatie of inzending tot de archivering.”
Digitalisering vraagt digitaal waarmerken, een chain-of-custody met wijzigingshistorie en de mogelijkheid de integriteit van een document te controleren.